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Organizando seu computador

maio 30, 2008

Na era do conhecimento, que por coincidência é a era em que vivemos agora, a nossa forma de trabalhar e viver depende cada vez mais de meios eletrônicos. O computador pessoal tornou-se o grande centro nervoso de nossa organização hoje em dia. Agenda, correspodências (e-mail), fotos, músicas, trabalhos realizados, arquivos de todos os tipos. A informação é vasta e crescente de forma em que mais importante do que organizar é manter organizado.

Organizando seu e-mail

O e-mail tem sido a principal caixa de entrada de informações na vida das pessoas, do nível profissional ao pessoal, grande parte do dia é gasto lendo e respondendo e-mails. Todos que me conhecem sabem da minha paixão pelo Gmail, e ela não é por acaso. O principal recurso do Gmail é a forma como ele trata um e-mail enviado e suas várias respostas: como uma conversa. No Gmail sempre os e-mails que possuem o mesmo título (por exemplo, respostas) se agrupam e fica muito fácil de saber o que aconteceu antes na conversa, além de tudo ficar guardado junto no mesmo lugar. Só este recurso já me deixaria ficar com ele. Outra ferramenta interessante é o botão Arquivar, com ele você simplesmente faz a mensagem sumir e ela não te aborrece mais, mas continua guardada caso algum dia necessite. O recurso de usar rótulos em vez de pastas faz toda a diferença, afinal você pode ter múltiplos rótulos para um mesmo e-mail, ele pode ao mesmo tempo ser importante para a Faculdade, e para o Trabalho, portanto aplique ambos os rótulos.

Outra forma bastante eficaz de tratar seu e-mail é limitar o tempo que se dedica a ele. Em vez de checá-lo o dia inteiro, deixando-o o aberto e com alertas cada vez que chega um e-mail novo, faça do mesmo jeito que se deve passar roupa, deixe juntar bastante e depois processe-os de uma vez só. Aprendi esta técnica no livro 4-Hour Workweek, e tem se mostrado realmente muito útil. O e-mail é a maior fonte de interruoção da atualidade, limtiando o seu tempo e processando tudo de uma vez, você limita o seu nível de interrupção, se tornando mais produtivo.

Usar o botão DELETE é uma forma muito efetiva de se manter organizado, não vale a pena organizar o que é inútil, portanto no Gmail, na dúvida delete, o arquivo ainda ficará 30 dias na lixeira antes de ser apagado automaticamente, logo você tem bastante tempo para você acontecer se sua vida depender de um arquivo que foi pra lixeira: algo completamente improvável.

Músicas

Se você tem um grande acervo de mp3 no seu computador, a forma de organizar depende muito de como será a utilização. Eu não sou o recordista de mp3 do mundo, mas posso dizer que tenho uma coleção respeitável. Organizo as minhas de uma forma muito simples e funcional, e que não toma muito tempo. Dentro da pasta Minhas Músicas, criei uma pasta para cada letra do alfabeto, e dentro de cada uma coloco as bandas que começam com aquelas letras, e só. É funcional, não toma muito tempo e é extremamente fácil de achar quando você precisa. Não me preocupo em criar uma pasta para cada artista, apenas para os que possuo discografias completas e organizadas, or menos importantes eu simplesmente jogo na letra correspondente e esqueço. Desta forma fica fácil de achar na hora de transferir para o iPod (não, eu não uso o iTunes). Para músicas novas, eu deixo em uma pasta por algum tempo, porque gosto de curtir as novidades um pouquinho mais, mas deopis de um tempo a transfiro para a pasta certa. Mas há muitas idéias, essa funciona para mim, sinta-se à vontade para comentar qual funciona melhor pra você.

Se você possui ainda muitos CDs, considere ripar isso tudo para mp3, desta forma fica tudo num formato só, o que torna mais acessível e versátil. Um programa muito bom para ripar suas músicas do CD para o computador é o CDex. Já que eu ouço tudo no iPod não tem porque manter os CDs físicos. Eu passei tudo para mp3 e doei meus CDs ou dei de presente a amigos.

Fotografias

Há várias formas de organizar fotografias, e alguns programas interessantes para tal. Eu sou adepto da simplicidade. Crio uma pasta para cada mês do ano, e quando tiro fotos em determinado dia, entro no mês e crio uma pasta com a data de hoje e o nome do evento, para fácil visualização, simples e funcional para mim. Um bom programa para organizar suas fotos é o Picasa, do Google (grátis). Serviços online ótimos são o Picasaweb, do Google, e o Flickr, do Yahoo. Ambos possuem versões básicas grátis muito boas, mas cobram por versões mais bombadas.

Documentos

Localizar documentos na ferramenta do próprio Windows é dose. Para fácil acesso a seus documentos, você deveria ter um programa que indexa tudo o que seu computador tem de forma a acessar numa pesquisa instantânea. É o caso do Google Desktop, que funciona rápido como uma pesquisa no Google web, a diferença é que você encontra resultados da busca em seu computador, incluindo textos que estão dentro de arquivos doc, txt, pdf etc. É muito útil quando você precisa encontrar aquele arquivo que não se lembra onde deixou. Fora isso, depois de muito lutar contra o Windows me dizer o que fazer, resolvi usar as pastas padrão do sistema (Meus Videos, Minhas Músicas, Minhas imagens) para organizar os arquivos, mas tudo o que não sei onde é o lugar certo, eu jogo na pasta Random Stuff, que criei para jogar qualquer coisa, quando precisar acharm o GDesktop me ajuda. Outra ferramenta muito boa e online é o Evernote, nele você pode encontrar qualquer arquivo, inclusive ele reconhece letras em fotos, até mesmo aquelas fotografadas dos ânglos mais bizarros.

Internet Banking

Se você ainda pega fila no banco para pagar as contas, você demonstra um total desrespeito pelo seu tempo. Praticamente 100% de tudo o que é necessário pagar no banco pode ser feito pela internet, observados os prazos. Eu era uma pessoa que esquecia de pagar as contas, não por maldade, mas por desorganização mesmo. O ideal para mim é o seguinte, se você tem um cartão de crédito com um limite alto, é colocar todas as contas nele, e pagar tudo de uma vez, numa data só, por débito automático de sua conta corrente. É muito mais fácil do que lembrar de pagar todas as contas. Se para você é inviável fazer o cartão de crédito, coloque tudo no débito automático. Não deixe de conferir as faturas, para não deixar passarem abusos ou despesas indevidas, mas faça-se o favor de economizar este tempo em sua vida.

Para imprimir os comprovantes de contas pagas – se você desconfia da tecnologia e acha realmente necessário imprimir algo que está disponível online pelos próximos 90 dias – faça um favor ao meio ambiente e utilize um programa de salvar em pdf. Ele funciona como uma impressora no Windows, mas em vez de imprimir em papel, ele salva o arquivo em pdf, e você guarda no computador, não há forma melhor de armazenar arquivos do tipo em pdf, nada de copiar e colar no Word. Um programa muito bom e grátis para salvar coisas em pdf é o CutePDFwriter.

Organizando seus favoritos

Se você ainda não mudou para o Firefox, aqui vai mais uma razão para deixar de usar o Internet Explorer. Fica muito mais fácil organizar seus favoritos, e nunca mais perdê-los. Instalando a extensão GoogleSync, sempre que você adicionar um favorito em seu navegador, ele irá sincronizar automaticamente com o Google
Bookmarks
, e mesmo que seu computador caia na privada, você terá todos eles assim que se logar novamente no Google.

Eu costumo organizar os favoritos de duas formas, em pastas temáticas (Business, Pessoal, Blogs), e em pastas de freqüência (todo dia, semanal, quase nunca etc). Além da pasta Outros, que jogo qualquer coisa que queira ter acesso um dia pela busca, mas não preciso ficar olhando pra dentro dela sempre, jogo o favorito lá, minimizo a pasta, e quando precisar, encontro. Esse é o intuito da organização, se fica muito difícil e começa a tirar seu tempo, não tem mais graça.

Agenda

Bom, se você quer ser uma pessoa organizada, com certeza necessita de algum sistema de agendamento. Deus te proiba de querer guardar seus compromissos na memória, além de causar muito stress, suas chances de esquecer, como ser humano que é, são enormes. E você não quer descumprir tratos e perder a confiança das pessoas, quer? Por isso eu recomendo que se utilize agendas.

A nova geração de agendas online é muito boa. Juro que o Google não está me pagando para isso, mas a Google Agenda é muito completa, além de você poder facilmente convidar amigos para eventos, enviar lembretes dos compromissos por e-mail e SMS (no Brasil só funciona TIM por enquanto), você pode sincronizar toda a sua agenda com o Outlook, se desejar. Como uso Palm, ainda estou a procura de uma solução boa e barata para sincronizar meu Palm Desktop com a Google Agenda, se algum leitor souber e quiser me ajudar, agradeço.

Proteja-se de Spywares

Não vou me alongar neste assunto, mas instale pelo menos algum software de combate a spywares e malwares em geral. Você mantém seus documentos seguros. Recomendo Spybot e Windows Defender (da Microsoft). Ambos são grátis. E Avast! Antivirus para vírus em geral, grátis também na versão Home.

Delete!

Por fim, gostaria de deixar claro que só vale a pena organizar o que vale a pena organizar. Não perca seu tempo arquivando coisas que não vai mais usar nunca ou que não possuem qualquer valor para referências futuras, o botão DELETE deveria ser um dos mais usados do seu teclado. Na dúvida, delete.

Bom, com este post, não pretendo definir o melhor jeito de fazer as coisas em seu computador. É claro que há milhares de outros métodos e muitos possivelmente melhores que o meu ou que se encaixem melhor em seu perfil de usuário, mas espero que com a minha visão de como manter um computador organizado e livre de armadilhas tenha lhe ajudado de alguma forma, e que minhas dicas lhe tornem mais produtivo na vida.